Conditions générales, Castleforbes College

Réservations, paiements et politique d’annulation

CONFIRMATION

Toutes les réservations doivent être effectuées via le formulaire d’inscription en ligne. Une fois la réservation envoyée à Castleforbes College et confirmée par l’école, le client accepte notre politique de réservation et d’annulation.

CONFIRMATION DU PAIEMENT

Tous les frais doivent être réglés en totalité 10 jours avant le début du cours. Castleforbes College ne peut pas garantir la réservation tant que le paiement intégral n’a pas été reçu.

TARIFS

Tous les tarifs peuvent être modifiés. Il appartient au client de s’assurer qu’il connaît le tarif en vigueur pour le cours réservé. Castleforbes College se réserve le droit de modifier les prix à tout moment de l’année.

Politique d’annulation et de remboursement :

Toutes les annulations doivent être effectuées par écrit auprès de Castleforbes College.

COURS D’ANGLAIS

1. Cours de courte durée

En cas d’annulation, à tout moment, des frais administratifs de 100 € seront appliqués. Aucun remboursement ne sera accordé, quelles que soient les circonstances, si l’annulation intervient après le début du cours.

2. Refus de visa / Cours Année Académique (étudiants hors EEE)

En cas d’annulation, des frais administratifs de 200 € seront appliqués.

Pour les étudiants dont la nationalité nécessite un visa d’entrée : Si les lettres pour la demande de visa ont déjà été émises, aucun remboursement ne sera traité tant que l’une des conditions suivantes n’a pas été remplie :

• L’étudiant fournit une confirmation officielle indiquant que le visa a été refusé (toute la documentation pertinente de l’Irish Naturalisation and Immigration Service (INIS)) ou
• L’étudiant fournit une preuve qu’il a annulé la procédure de demande de visa.

Aucun remboursement ne peut être demandé une fois que l’étudiant a reçu sa lettre GNIB/IRP de l’école , sauf si le visa est refusé après l’entrée en Irlande .

Refus de visa après le début du cours

• Si un visa est refusé après que l’étudiant a commencé le cours, Castleforbes College conservera les frais correspondant aux semaines suivies, plus 200 € de frais administratifs.
• Cela s’applique également aux étudiants en renouvellement dont le visa est définitivement refusé après dépôt de la demande.

HÉBERGEMENT

1. Hébergement en famille d’accueil

Frais d’annulation

• En cas d’annulation, des frais administratifs de 200 € seront facturés.
• Les annulations reçues 14 jours ou moins avant la date d’arrivée prévue, ainsi que les non-présentations, entraîneront une pénalité équivalente à une semaine de frais d’hébergement.
• Aucun remboursement ne sera accordé si l’annulation est effectuée dans les 24 heures précédant la date d’arrivée prévue.

Modifications de réservation

• Les modifications reçues 14 jours ou moins avant la date d’arrivée prévue seront facturées à partir de la date d’arrivée initialement prévue.
• Si un étudiant écourte son séjour en famille d’accueil, aucun remboursement ne sera accordé pour la semaine en cours ni pour la semaine suivante.

Remboursements en cas de séjour écourté

• Une fois l’hébergement payé et l’étudiant installé dans la famille d’accueil, le séjour ne peut pas être écourté. Si l’étudiant décide de partir plus tôt que prévu, aucun remboursement ne sera accordé.

Changements d’hébergement

• Castleforbes College se réserve le droit de modifier l’adresse de l’hébergement jusqu’à la date d’arrivée.

2. Maison étudiante / Auberge / Campus

En cas d’annulation, des frais administratifs de 200 € seront facturés.

Annulations reçues 21 jours ou moins avant l’arrivée

Les pénalités suivantes s’appliquent selon la durée du séjour réservé :

• Hébergement jusqu’à 2 semaines : le séjour complet sera facturé plus 50 € de frais d’inscription à l’hébergement.
• Hébergement de plus de 2 semaines : 2 semaines de frais d’hébergement seront facturées plus 50 € de frais d’inscription à l’hébergement.

Annulations après l’arrivée / Séjours écourtés

• Aucun remboursement ne sera accordé pour les annulations effectuées après l’arrivée.
• Cette politique s’applique également si un étudiant décide d’écourter la durée de son séjour.

Annulations de dernière minute

Aucun remboursement ne sera accordé si l’annulation est effectuée dans les 24 heures précédant l’arrivée.

Transferts aéroport

Les transferts aéroport ne sont inclus dans aucune réservation de cours. Ils peuvent être réservés en option. Pour tous les transferts, les informations complètes du vol doivent être fournies à l’avance et Castleforbes College vous communiquera un numéro de contact pour le chauffeur. Aucun remboursement ne sera accordé si l’annulation est effectuée dans les 24 heures précédant l’arrivée.

Autres informations pertinentes

Dans tous les cas, Castleforbes College s’efforcera de finaliser tous les remboursements approuvés dans un délai d’un mois à compter de l’approbation. Tous les remboursements seront effectués uniquement par virement bancaire sur le compte du payeur initial. Les demandes de remboursement doivent être faites par écrit à Castleforbes College, par email à info@castleforbescollege.com.

Assiduité et ponctualité

Exigences de ponctualité

• Tous les étudiants doivent être ponctuels, car les retards perturbent les enseignants et les autres étudiants.
• Les étudiants arrivant avec plus de 15 minutes de retard seront notés absents pour cette partie du cours.
• Les étudiants ne sont pas autorisés à quitter le cours plus tôt. Partir plus de 15 minutes avant la fin d’une leçon entraînera la perte de l’assiduité pour l’intégralité de la période de cours.

Suivi de l’assiduité

• Castleforbes College contrôle l’assiduité de tous les étudiants UE/EEE et hors UE/EEE via une feuille papier signée chaque jour par l’enseignant et un système biométrique.
• Les feuilles de présence sont mises à jour chaque semaine dans la base de données de l’école et saisies par le responsable de l’école et le Directeur des études chaque vendredi.

Étudiants hors UE/EEE et conformité INIS

• Les étudiants hors UE/EEE doivent respecter les directives de l’Irish Naturalisation and Immigration Service (INIS), qui exigent que les cours à temps plein comprennent 15 heures d’étude encadrée en journée par semaine.
• Les étudiants hors UE/EEE doivent maintenir une assiduité d’au moins 85%.
• Les étudiants transférés depuis un autre établissement doivent fournir une lettre confirmant une assiduité de 85% ou plus sur leur cours précédent.

Conséquences des retards et absences

• Si un étudiant hors UE/EEE cumule plus de 15 minutes d’absence sur une semaine, une période d’assiduité sera déduite.
• Les déductions d’assiduité sont calculées par tranche de 15 minutes de cours manquées sur l’ensemble de la semaine.
• Les étudiants régulièrement en retard peuvent être tenus de rencontrer le Directeur des études. Cela peut entraîner des avertissements officiels verbaux et/ou écrits et, dans les cas extrêmes, la radiation ou l’expulsion.
• Dans l’intérêt de l’apprentissage, un étudiant peut être autorisé à assister au cours malgré un retard, mais les étudiants hors UE/EEE seront notés absents conformément aux règles INIS.

Enregistrement de la présence en classe

La présence est relevée officiellement aux horaires suivants :

• Matin : 9:00 et 10:45
• Après-midi : 13:45 et 15:30
• Les enseignants enregistrent également l’heure de départ des étudiants s’ils quittent la classe avant la fin.

Responsabilités

• Le Directeur des études est responsable du respect quotidien de cette politique et du bon déroulement des procédures d’assiduité.
• Castleforbes College vise une assiduité complète pour tous les étudiants sur l’ensemble des cours proposés.

Politique d’arrêt maladie

Éligibilité à un arrêt maladie

Les étudiants peuvent demander un arrêt maladie dans des circonstances exceptionnelles, notamment pour des raisons de santé, médicales ou compassionnelles (par exemple, décès d’un membre de la famille).

Procédure de notification

• Si un étudiant est malade, il doit informer la réception le premier jour et chaque jour suivant d’absence.
• La notification doit être envoyée par email à info@castleforbescollege.com.

Certificat médical obligatoire

• Au retour à l’école, l’étudiant doit fournir une copie papier de l’original du certificat médical dans un délai de 5 jours afin de justifier la maladie.
• Si un certificat valide est fourni, le dossier d’assiduité ne sera pas impacté, et l’arrêt maladie sera enregistré dans le système de présence de l’école.
• Si aucun certificat médical n’est remis, l’étudiant sera noté absent pour les jours où il n’a pas assisté aux cours.

Note importante

Les jours de maladie ne seront pas ajoutés à la fin de la période de cours.

Vacances

Règles générales

• Les étudiants ne sont pas autorisés à prendre de vacances durant les 8 premières semaines de leur cours, ni durant les 4 dernières semaines.
• Les étudiants hors UE/EEE doivent planifier leurs périodes de vacances lors de l’inscription et avant l’enregistrement auprès de l’INIS.
• Les vacances doivent être prises par blocs consécutifs de deux semaines.
• Pour des raisons d’organisation, les dates de vacances ne peuvent pas être modifiées une fois validées.

Droit aux vacances selon la durée du cours

• Étudiants suivant un cours de 12 semaines ou moins : en général, les étudiants de courte durée n’ont pas de vacances.
• Étudiants suivant un cours de 12 à 24 semaines : les étudiants ont droit à 1 semaine de vacances. Les demandes doivent être faites au moins 1 semaine à l’avance via le formulaire de vacances disponible à la réception.
• Étudiants suivant 25 semaines (Année académique) :
  • Le total de vacances ne peut pas dépasser un tiers de la durée du cours, conformément à la réglementation immigration.
  • Les vacances ne peuvent pas être prises pendant les 8 premières semaines ni pendant les 4 dernières semaines du cours.
  • Castleforbes autorise deux semaines consécutives de vacances pendant le cours.
  • Après les vacances, les étudiants ne sont pas assurés de retrouver leur classe et leur enseignant d’origine, cela dépend des disponibilités.

Retour anticipé de vacances

Les étudiants qui reviennent de vacances plus tôt que prévu peuvent ne pas pouvoir réintégrer leur classe, l’affectation dépendant des disponibilités.

Absentéisme et expulsion

Révision mensuelle de l’assiduité

• Castleforbes College effectue une révision mensuelle de l’assiduité de tous les étudiants afin de garantir la conformité avec la politique de présence.
• Les étudiants hors UE/EEE doivent maintenir une assiduité cumulée d’au moins 85% sur une période académique.
• Si l’assiduité descend sous 85%, l’étudiant recevra une première, deuxième puis troisième lettre d’avertissement selon le niveau d’absentéisme.

Signalement à l’INIS

• L’INIS doit être informé de tout étudiant hors UE/EEE dont l’assiduité passe sous 85%.
• Les étudiants souhaitant mettre fin à leur visa plus tôt et retourner dans leur pays doivent fournir une copie de leur billet et de leur carte d’embarquement.

Suivi et procédures de contact

• Si un étudiant est absent plus de deux jours, l’école :
  • Contacte l’étudiant par SMS le premier jour.
  • Relance par appel téléphonique le troisième jour.

• Les étudiants hors UE/EEE recevront ensuite une première lettre d’avertissement officielle.
• Le suivi comprend la vérification des registres de classe, des certificats médicaux et l’envoi d’emails de préoccupation sur l’assiduité.

Procédure disciplinaire pour mauvaise assiduité

• Les étudiants dont l’assiduité passe sous le niveau requis seront soumis à la procédure disciplinaire « mauvaise assiduité », telle que décrite dans le manuel étudiant.
• Une fois radié du registre de classe pour assiduité insuffisante, un étudiant peut être expulsé.
• L’étudiant recevra un email l’informant du risque d’expulsion et des instructions pour organiser une réunion avec le Directeur académique.
• La décision finale d’expulser appartient au Directeur de Castleforbes College, notamment si l’étudiant ne répond pas ou ne se présente pas à la réunion.

Conséquences de l’expulsion

• Les étudiants expulsés doivent cesser immédiatement d’assister aux cours.
• L’expulsion sera signalée à l’agent (si applicable), aux parents (si applicable) et à l’INIS (si visa requis).
• Les étudiants expulsés ne recevront pas de certificat pour le cours et aucun remboursement ne sera accordé.

Circonstances exceptionnelles

• Les étudiants peuvent être excusés de l’assiduité dans des circonstances exceptionnelles, comme des raisons de santé/médicales ou des motifs compassionnels (par exemple, un deuil).
• Les demandes d’absence excusée doivent être étayées par des preuves documentaires (par exemple, un certificat médical d’un praticien agréé).
• Les absences excusées sont approuvées uniquement par le Directeur de l’école.

L’école peut vérifier l’authenticité des certificats soumis.

Transferts depuis d’autres établissements

Les étudiants transférés depuis un autre établissement doivent fournir une lettre confirmant au moins 85% d’assiduité sur leur cours précédent.

Responsabilités

• Le Directeur des études veille à ce que le suivi de l’assiduité soit effectué quotidiennement et que toutes les procédures soient respectées.
• Castleforbes College vise une assiduité complète pour tous les étudiants sur l’ensemble des cours.

Politique de réclamations

Objectif

Castleforbes College attache de l’importance aux retours et à la satisfaction des étudiants. Si vous n’êtes pas satisfait d’un aspect de l’école, nous souhaitons le savoir.

Procédure

• L’école dispose d’une procédure de réclamation documentée. Toutes les réclamations seront traitées en toute confidentialité et recevront une attention prioritaire.
• L’école prendra toutes les mesures raisonnables pour résoudre les réclamations de manière satisfaisante pour toutes les parties.

Comment soumettre une réclamation

• Les étudiants peuvent soumettre une réclamation à la réception ou au Directeur des études, selon la nature du problème.
• Si nécessaire, la réclamation peut être transmise à la direction.
• Idéalement, les réclamations doivent être déposées par écrit via le formulaire de réclamation disponible à la réception.

Résolution

• Les réclamations seront traitées le plus rapidement possible.
• Si une résolution immédiate n’est pas possible, un rendez-vous sera organisé pour discuter et résoudre la situation.

Procédure de réclamation en cas de harcèlement

Réclamations formelles

Si une démarche informelle échoue, ou si le harcèlement est plus grave, l’étudiant doit soumettre une réclamation écrite formelle aux Directeurs, en joignant toutes les preuves documentées pertinentes.

Enquête

• La réclamation sera examinée de manière approfondie conformément à la procédure disciplinaire de l’école.
• Toutes les parties impliquées sont tenues de respecter la confidentialité. Toute violation sera traitée comme une question disciplinaire.

Issue de l’enquête

• À l’issue de l’enquête, un rapport provisoire présentant les conclusions et la décision proposée par l’enquêteur sera envoyé par écrit au plaignant et à la personne mise en cause.
• Si l’allégation est jugée fondée, l’auteur du harcèlement sera soumis à la procédure disciplinaire de l’école.

Recours

Toute personne recevant un avertissement formel, ou étant licenciée ou expulsée pour harcèlement, peut faire appel via la procédure d’appel disciplinaire.

Protection et abus

• Les étudiants déposant une réclamation pour harcèlement ne subiront pas de représailles pour avoir signalé la situation.
• Si une réclamation est jugée fausse et déposée avec intention malveillante, des mesures disciplinaires peuvent être prises à l’encontre du plaignant.

Procédure de réclamations et griefs

Objectif

• Castleforbes College vise une satisfaction complète des étudiants. Nous reconnaissons que les étudiants peuvent parfois avoir des préoccupations ou des réclamations.
• Les retours sont suivis via un questionnaire hebdomadaire et un questionnaire de fin de cours afin d’améliorer les services proposés.

Déposer une réclamation

• Les étudiants doivent signaler toute préoccupation à un membre du personnel, qui indiquera les étapes suivantes.
• Les réclamations seront toujours traitées avec sérieux et gérées de façon à rechercher une résolution satisfaisante pour toutes les parties.

Réclamations formelles

• Les réclamations formelles doivent être soumises par écrit par email au responsable de l’école.
• Les réclamations doivent inclure :
• Le nom de la personne ou du service concerné
• Les dates, heures, témoins et circonstances pertinentes
• Le détail de toute tentative précédente de résolution
• Toute mesure suggérée pour parvenir à une résolution satisfaisante

Délais de dépôt

Les réclamations formelles doivent généralement être soumises dans les 5 jours ouvrables suivant l’événement, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables suivant l’événement.

Accusé de réception et enquête

• Le responsable de l’école accusera réception de la réclamation par écrit dans un délai de 5 jours ouvrables.
• Une enquête sera menée, pouvant inclure un entretien avec le plaignant si des précisions sont nécessaires.

Résolution

Une recommandation écrite indiquant comment la situation pourrait ou a été résolue sera envoyée au plaignant normalement dans les 30 jours.

Recours

Les recours doivent être soumis par écrit directement au responsable de l’école.

Procédure de grief

Droit de déposer un grief

Tous les étudiants ont le droit de demander réparation pour des griefs liés à des décisions disciplinaires prises à leur encontre.

La procédure vise à traiter les problèmes de manière équitable, rapide et sans préjudice.

Étape 1 – Soumission au Directeur des études Un grief doit être soumis par écrit au Directeur des études.

• Le Directeur des études organisera une réunion avec l’étudiant dans un délai de 2 jours ouvrables pour discuter du grief.
• L’étudiant peut être accompagné par un ami, un collègue ou une personne désignée.

À la suite de la réunion, la direction informera l’étudiant de la décision et du droit de faire appel, le cas échéant. Étape 2 – Appel au Directeur général Dans des circonstances exceptionnelles où le grief n’est pas résolu à l’étape 1, l’étudiant peut faire appel par écrit au Directeur général en dernier recours. La décision du Directeur général sera notifiée par écrit et sera définitive.

Notes particulières

Si le grief concerne la personne citée à l’étape 1, l’étudiant peut passer directement à l’étape 2. En raison de circonstances inévitables (par exemple, vacances, absence du personnel, contraintes professionnelles), les délais ci-dessus peuvent varier.

COMPORTEMENT ET RÉCLAMATIONS

Aucune forme de harcèlement n’est tolérée à Castleforbes College. Les types de harcèlement incluent notamment ceux fondés sur :

• La race, l’origine ethnique ou la couleur de peau
• Le sexe ou l’orientation sexuelle
• Les convictions religieuses ou politiques
• Le fait de contester un harcèlement, pouvant conduire à des représailles
• Le handicap, une déficience sensorielle ou des difficultés d’apprentissage
• Le statut d’ancien détenu
• L’âge
• Les croyances personnelles
• Une infection réelle ou supposée par le SIDA / VIH
• La santé
• Les caractéristiques physiques
• Cette liste n’est pas exhaustive. Les abus physiques ou psychologiques envers les enseignants, le personnel, les familles d’accueil ou les autres étudiants ne sont pas tolérés non plus.

Si l’un des comportements mentionnés ci-dessus est signalé, cela peut entraîner une expulsion immédiate de l’école et de l’hébergement. En cas de réclamation, vous devez en informer la réception ou le Directeur des études, et la situation sera traitée par la personne appropriée. Castleforbes College cherchera toujours à résoudre efficacement les situations dans la mesure de ses possibilités.

Politique d’admission et critères des programmes

Évaluation d’entrée

• Castleforbes College applique des politiques d’admission strictes pour tous les programmes.
• Tous les étudiants doivent réaliser un test de niveau d’entrée et seront affectés à une classe selon leurs résultats.
• Un test de placement gratuit en ligne est disponible ici : Castleforbes English Test.

Exigences d’examen pour les étudiants hors UE/EEE

• Tous les étudiants hors UE/EEE doivent choisir et payer un examen reconnu avant de finaliser l’inscription.
• Tous les étudiants de Castleforbes College seront inscrits au Test of Interactive English (TIE), reconnu par :
  • Le ministère irlandais de l’Éducation
  • Plus d’informations sur le TIE : http://www.tie.ie/.

Niveau minimum requis

• Les étudiants doivent avoir au minimum le niveau A2 pour passer l’examen TIE.
• Les étudiants doivent réussir le test de placement pour chaque niveau de cours.
• Les étudiants qui n’atteignent pas le niveau minimum se verront proposer un programme alternatif adapté à leur niveau.

Politique de renouvellement de cours

Les étudiants peuvent renouveler leur cours à Castleforbes College uniquement à un niveau supérieur à celui qu’ils ont terminé dans leur école précédente.

Politique d’inscription et d’enregistrement des notes pour l’examen de fin de cours (niveau requis)

Étudiants UE

• Il n’y a pas d’examen de fin de cours obligatoire pour les étudiants UE.
• Cependant, tous les étudiants sont encouragés à passer un examen reconnu à l’international, quelle que soit la durée de leur programme.

Préparation aux examens

• Tous les programmes d’anglais à Castleforbes College incluent une préparation au Test of Interactive English (TIE).
• Pour les étudiants Année académique (minimum 25 semaines), il est obligatoire de s’inscrire à un examen reconnu. Le non-respect sera traité comme une question disciplinaire.

Étudiants hors UE/EEE

• Doivent payer l’examen et signer un accord confirmant qu’ils passeront l’examen de fin de cours avant de finaliser l’inscription.
• Castleforbes College inscrira les étudiants à l’examen TIE, qui peut être passé dans l’école ou dans un centre agréé à Dublin.
• Les résultats de l’examen seront envoyés à l’étudiant et à l’école et enregistrés dans la base de données de l’école.

Responsabilités et accès aux résultats

Le Directeur des études est responsable de la gestion du processus d’examen. Il peut être contacté à info@castleforbescollege.com ou au +353 1 8746848. Les résultats et notes sont consultables par les étudiants et par les autorités compétentes, y compris INIS et GNIB.

National Framework of Qualifications (NFQ)

• Veuillez noter que les cours d’anglais de Castleforbes College ne sont pas reconnus dans le National Framework of Qualifications (NFQ).
• Les étudiants terminant un cours à Castleforbes College ne recevront pas de certification NFQ.

Retours et assurance qualité interne

Retours des étudiants

Castleforbes College s’engage dans une amélioration continue et réalise des enquêtes hebdomadaires couvrant tous les aspects des services, y compris les services académiques, administratifs et d’hébergement.

Évaluation des progrès académiques

Les performances académiques sont suivies de près à Castleforbes College. Des tests hebdomadaires permettent aux étudiants de revoir la matière, tandis que des tests de mi-parcours et de fin de cours évaluent leur capacité à progresser vers un niveau supérieur. Tous les résultats sont enregistrés et conservés dans la base de données de l’école.

Entretiens individuels

Les étudiants inscrits à des cours de 25 semaines ou plus bénéficient d’entretiens individuels, planifiés après les tests de mi-parcours et de fin de cours, afin de faire le point et de soutenir leur progression.

Développement professionnel des enseignants

Castleforbes College organise des ateliers et séminaires internes de formation continue (CPD), souvent animés par le Directeur des études et des enseignants seniors, auxquels tout le personnel académique doit participer. Le personnel est également informé des opportunités de CPD externes proposées par des organismes reconnus.

Suivi et retours aux enseignants

Les enseignants sont observés régulièrement via des observations de classe formelles et informelles menées par le Directeur des études, et des retours constructifs sont donnés pour améliorer en continu la qualité de l’enseignement.

Contact d’urgence Castleforbes College

Lorsqu’un étudiant s’inscrit à Castleforbes College, il reçoit toutes les coordonnées de l’école ainsi que des numéros d’urgence à utiliser en dehors des horaires de bureau. Un membre du personnel de Castleforbes College est joignable sur ce numéro 24h/24, 365 jours par an.

Protection de l’apprenant

Conformément à la réglementation nationale en vigueur, tous les étudiants inscrits à des cours de 25 semaines ou plus doivent souscrire une assurance Learner Protection dans le cadre des frais de cours. Cette assurance protège les frais payés par l’étudiant.

Dates d’ouverture de l’école et jours fériés en Irlande

L’école est ouverte toute l’année, du lundi au vendredi, de 8:30 à 17:00, sauf aux dates suivantes :

• Jours fériés nationaux irlandais :
  • Premier lundi de février, ou le 01/02 si c’est un vendredi
  • Saint Patrick
  • Premier lundi de mai, juin et août
  • Dernier lundi d’octobre

• Vendredi saint et lundi de Pâques
• Fermeture de Noël 2025/2026 : du 21 décembre 2025 au 4 janvier 2025.

Assurance médicale

Comme une assurance médicale est exigée pour obtenir un visa travail-études en Irlande, Castleforbes College propose à ses étudiants hors UE/EEE une assurance médicale complète via Study & Protect (Arachas). Une copie complète de la police d’assurance est remise à l’étudiant à son arrivée et peut être envoyée avant le départ si nécessaire. L’assurance fournie couvre l’étudiant pendant toute la durée de son visa.